ICA Kvantum Gislaveds eventguide

Vilken typ av mat på privata event?

Två grundtips är att antingen  välja det  som huvudpersonen har som favorit – eller det som man vet uppskattas av gästerna. Vi ger här rekommendationer till olika tillställningar:

• Födelsedag (barn): Tårta, bullar, fikabröd och enklare smörgåsar. Även fruktfat passar bra. Mindre barn gillar ofta det enkla med tydliga smaker och igenkänning.
• Födelsedag (vuxen): Planka, buffé eller fat är ofta uppskattat. Är det mer ett eftermiddagsevenemang kan snittar och tårta vara trevligt med kaffe till.
• Släktmiddag: Buffé eller tallrikar som alla kan uppskatta, komplettera med tårta eller fikabröd som dessert.
• Student / konfirmation: Smörgåstårta, buffé och tårta.
• Minnesstund: Tallrikar, smörgåsar, fikabröd och kaffe – stillsamt och enkelt.
• Annat privat arrangemang (t.ex. dop, bröllopsfika): Smörgåstårta, buffé eller snittar + fikabröd och tårta.

Bjudning för föreningar och företag

Personalfest: Hälsa välkommen med exempelvis snittar om ni ska ha mingel. Buffé med någon av våra plankor eller festfat brukar vara uppskattat.  Komplettera med dessert, förslagsvis en lyxig kaka eller tårta.

Uppskattning eller något att fira: Räksmörgås eller smörgåstårta om det ska vara mer matigt. Tårta om det ska vara feststämning. Annars kan en rejäl fikabuffé överraska: snittar, fruktfat, bullar och wienerbröd samt småkakor. Då erbjuds det något för alla.

Öppet hus: Snittar, wraps, olika slags fikabröd eller tårta. Sådant som är lätt att äta stående.

Föreningsmöten: Våra färdiga tallrikar, smörgåsar, bullar och bakverk – enkelt och socialt.

Inbjudan

Hur du bjuder in sätter tonen för hela tillställningen. För större händelser som bröllop, jämn födelsedag, dop eller namngivning är ett tryckt eller handgjort inbjudningskort alltid uppskattat – det blir både minne och försmak på festen. Till barnkalaset är det praktiskt med en skriven inbjudan där tid, plats och eventuell klädkod finns med – enkelt för både barn och föräldrar.

Vill du hålla det mer personligt? Ett telefonsamtal visar omtanke och ger chans till direkt respons. För mer vardagliga sammankomster passar SMS eller mejl utmärkt – snabbt, smidigt och tydligt.

Bord & placering

• Långbord – skapar gemenskap och passar stora sällskap där alla ska känna sig inkluderade.
• Småbord – ger en mer intim känsla, perfekt för mindre grupper och mer möjlighet till personliga samtal.
• Hästsko/U-form – praktiskt när tal, presentationer eller underhållning står på schemat. Gästerna får bra överblick och fokus riktas mot en mittpunkt. Mycket vanligt vid bröllop.
• Mingel – ståbord, soffgrupper eller utspridda småbord gör det enkelt för gästerna att röra sig, prata och byta sällskap.

Tallrikar, glas och bestick

• Riktigt porslin och glas – ger en högtidlig känsla och är trevligt att äta på. Passar särskilt vid middagar och festligare tillställningar.
• Engångsartiklar – smidigt vid stora kalas, utomhusfester eller evenemang där enkelhet är viktigast. Engångsartiklar finns hos ICA Kvantum i Gisalved.
• Låna eller hyra glas och porslin – en bra lösning om du vill höja nivån men inte har tillräckligt hemma.
• Kom ihåg serveringsbesticken! Vad behövs för att kunna ta maten eller tårtan? Skedar, gafflar, tång. Kniv till ostar.

Servetter, dukar, dekorationer

• Tema & färger – utgå från säsong, högtid eller personliga önskemål. På ett barnkalas kan ballonger och färgglada dukar förstärka känslan, medan ett vuxenkalas kan spegla jubilarens favoritfärg.
• Dukar – hel bordsduk ger ett enhetligt intryck, löpare kan bryta av och ge en modern känsla, mindre dekorativa dukar kan kombineras för ett lekfullt uttryck.
• Kreativa inslag – en vit pappersduk kan förvandlas till aktivitet där gästerna skriver hälsningar eller ritar. Perfekt på barnkalas eller familjefester.
• Servetter – vik dem enkelt eller använd dem som en färgklick på tallriken eller i glaset. Matcha gärna med duk eller blommor.

Blommor & naturliga bordsdekorationer

• Mindre arrangemang i små vaser eller glas ger luft och gör att gästerna ser varandra.
• Har du inga vaser kan glas eller skålar fungera – blommor kan även läggas direkt på bordet eller flyta i vattenfat.
• Använd säsongens växter: sommarblommor från trädgården, rönnbär och dekorativa grenar på hösten, eller granris och kottar på vintern. Tänk kreativt – naturen bjuder ofta på mer än du tror!

På eventdagen

• Hämta cateringmaten – håll den kyld under transport och fram till servering. Använd kylväskor eller isolerlådor om det är längre resväg.
• Kyl drycker i tid – har du begränsat kylutrymme fungerar stora hinkar, baljor eller backar fyllda med is utmärkt. (Isbitar finns att köpa på ICA Kvantum i Gislaved.)
• Duka i förväg – gärna redan dagen före om möjligt. Lägg dock till färska blommor och växtdekorationer samma dag för att de ska se fräscha ut.
• Testa tekniken – gå igenom ljudanläggning, mikrofoner, musiklistor eller eventuella presentationer så att allt fungerar.
• Förbered ljuset – kontrollera belysning både för dag- och kvällstid. Levande ljus eller ljusslingor kan sättas på plats i förväg
• Planera för mottagandet – bestäm vem som tar emot gästerna, visar var de kan hänga av sig eller guidar dem till sina platser. Ett varmt välkomnande sätter tonen.
• Ha en tidplan – även om allt inte följs på minuten är det bra att veta ungefär när mat, tal eller aktiviteter ska ske.
• Reservlösning för vädret – särskilt viktigt vid utomhusfest. Ha tält, filtar eller en plan B redo om regnet kommer.
• Säkerställ extra ytor – ha platser där gäster kan ställa ifrån sig tallrikar, glas och koppar, eller där serveringen enkelt kan fyllas på.

Under eventet

När festen väl är igång handlar det om att skapa en välkomnande atmosfär och hålla en bra balans mellan värdskap och att själv få njuta.

• Välkomna gästerna personligen – ett varmt handslag eller en hälsning i dörren gör att alla känner sig sedda och inkluderade.
• Inledning – vid större event kan det vara trevligt att hålla ett kort välkomsttal, presentera kvällens upplägg och berätta om praktiska saker som buffé, dryckesbord eller toaletter.
• Säkerhet först – passa på att nämna utrymningsvägar och var gästerna samlas om något skulle hända. Tala också om om det finns hjärtstartare eller förbandslåda och var de finns. Om ni är på en plats som många inte känner till kan det vara bra att säga var ni befinner er – det hjälper om någon skulle behöva ringa 112. Det går att göra på ett lättsamt sätt, t.ex. i välkomsttalet: ”Vi hälsar er alla varmt välkomna till Skogslyckas bygdegård, strax utanför Gislaved – här finns både kaffe, kakor och en hjärtstartare om det skulle knipa.”
• Gästbok eller hälsningar – perfekt vid dop, födelsedagar, bröllop eller studentfirande. En bok, ett fotoalbum alternativt en plansch eller canvasduk kan fyllas med minnen och hälsningar.
• Håll snyggt och fräscht – se till att bufféfat fylls på, glas plockas undan och små spill torkas upp snabbt. Det ger ett ordnat intryck och gör att maten ser inbjudande ut hela tiden.
• Ha koll på tiderna – håll en lättsam struktur på när mat serveras, tal hålls eller aktiviteter drar igång. Gäster uppskattar när tempot känns naturligt.
• Skapa stämning – musik i bakgrunden, justerad belysning och små överraskningar förhöjer helheten.
• Delegera – låt vänner, familj eller kollegor hjälpa till med påfyllning, servering eller teknik, så du själv kan njuta mer.
• Fota och dokumentera – låt någon ta bilder eller ha en liten fotohörna. Då fångas minnena som lever vidare.
• Slappna av och njut – har du planerat väl kan du luta dig tillbaka. Som värd ska du också delta i festen, inte bara arrangera den.

Efter eventet

• Tacka gästerna – ett personligt tackkort, en digital hälsning via mejl eller SMS, eller ett inlägg i en gemensam grupp är alltid uppskattat. Det visar omtanke och förlänger den goda känslan från eventet.
• Sammanfattning eller protokoll – vid mer formella möten eller företagsevent kan det vara bra att skicka ut en kort summering, protokoll eller en “highlights-lista”. Det gör att alla får med sig det viktigaste och minns vad som beslutats.
• Tacka de som hjälpt till – visa uppskattning för de som bidrog. Det kan vara en liten gåva, en blomma, eller att du bjuder in till en uppföljande fika. Där kan ni också utbyta reflektioner och förbättringsförslag – en bra chans att utveckla nästa event.
• Dela minnena – skicka foton eller skapa ett digitalt album där gästerna kan se tillbaka på dagen. Det förlänger upplevelsen och ger alla något att prata om efteråt.
• Utvärdera – ta dig tid att reflektera: vad fungerade bra, vad kan förbättras, och vilka idéer fick mest uppskattning? Det kan göras själv eller tillsammans med några nära deltagare.
• Ta hand om det praktiska – se till att hyrda saker återlämnas, att tack skickas till leverantörer eller samarbetspartners, och att lokaler lämnas i gott skick.
• Fira dig själv – du har lagt ner tid och energi på att skapa något för andra. Tillåt dig att vara stolt över resultatet – och njut av känslan av att kanske vara på god väg att bli ett riktigt eventproffs.